에버노트, 워크플로위, 검색기능, 생산성, 자기고용학교, 소셜미디어 전략연구소, 트렌드와칭

에버노트를 개인 자료저장용 데이터베이스로 활용하는 경우가 많다. 에버노트는 스마트워크를 위한 필수 서비스 중 하나로 소개되고 있다. 에버노트는 쉬운 자료 저장과 함께 강력한 검색 기능이 더 중요하다. 윈도 기반의 계층화된 폴더 구조로 노트를 정리하는 것이 일반적인 경우지만 에버노트의 다양한 검색 기능을 활용한다며 노트 자체는 대강 적절한 노트북에 넣어두기만 하면 된다.

에버노트를 잘 활용하려면 계층화된 구조에 집착하지 말고 제목과 태그에 집중해서 자료를 저장하는 습관이 필수다.

 

에버노트 사용자를 위한 고급 검색 기능 총정리

에버노트를 개인 자료의 데이터베이스로 활용한다면 강력한 검색기능을 활용하기 위한 준비 작업을 해야 한다. 첫 번째는 제목을 잘 정해야 한다. 제목에 핵심 키워드를 잘 포함해 두어야 한다. 그래야 나중에 제목 검색을 통해서 원하는 정보를 쉽게 찾을 수 있다.

intitle:

제목에서만 검색을 한다. 예) intitle:4차산업혁명 - 제목에 '4차산업혁명'이란 키워드가 포함된 모든 노트를 찾아준다.

notebook: 

해당 노트북에서만 검색을 한다. 예) notebook:강의자료 intitle:4차산업혁명  '강의자료' 노트북 안에 있는 노트 중에서 제목에 '4차산업혁명'을 포함한 모든 노트를 찾아준다. notebook 검색은 단독으로 쓰이지 않고 다른 검색 방법과 결합하여 활용한다.

any:

에버노트는 기본적으로 여러 개의 검색어를 사용했을 때 각 검색어가 모두 포함된 노트를 찾아준다. any 검색은 두 개 이상의 키워드 중 어느 한 가지라도 포함된 모든 노트를 찾아준다. 예) any: 4차산업혁명 독일 - '4차산업혁명'이나 '독일' 중 어느 하나라도 포함된 (or) 모든 노트를 찾아준다. any: 옵션을 사용하지 않을 경우에는 '4차산업혁명' 과 '독일' 모두 포함된 (and) 노트를 찾아준다.

tag:

intitle: 옵션과 함께 가장 강력한 검색 옵션이 tag: 옵션이다. 예) tag:4차산업혁명 - '4차산업혁명' 태그를 가진 모든 노트를 찾아준다. 참고로 에버노트에서 노트 하나에 태그를 100개 까지 달 수 있다.

-tag:

태그 기능이 강력하다보니 하나의 노트에 여러가지 태그를 붙이는 경우가 많다. 태그 검색결과가 너무 많을 경우 특정한 태그를 제외하는 검색 방법이다. 예) -tag:독일 - 노트에 '독일' 태그가 없는 모든 노트를 찾아준다. -tag 검색은 tag 검색과 함께 사용할 때 더 강력하다. 예) tag:4차산업혁명 -tag:독일 - '4차산업혁명' 태그를 포함한 노트 중에서 '독일' 태그를 붙인 노트를 제외하고 찾아준다.

created:

1) created:day - 오늘 노트만 찾아준다. created:day-1 - 어제와 오늘 노트만 찾아준다. 검색어나 태그 검색과 결합하여 사용하면 매우 유용하다.

2) created:day-2 - 최근 2일 사이에 만들어진 모든 노트를 찾아준다. created:month-2 - 최근 2달 사이에 만들어진 모든 노트를 찾아준다.

3) created:day, created:week - 일요일부터 토요일 사이에 만든 노트를 찾아준다. created:month, created:year 

4) created:20170801 - 2017년 8월 1일 이후에 만들어진 모든 노트를 찾아준다.

updated:

updated 검색은 created 와 완전히 같은 검색 문법으로 검색된다. 다만 created 는 노트가 생성된 날짜를 기준으로 검색하고 updated 는 수정된 날짜를 기준으로 검색한다.

resource:

특정한 미디어 유형에 따라 검색한다.

1) resource:application/pdf - PDF 파일을 포함한 모든 노트를 찾아준다.

2) resource:image/jpeg - JPEG 이미지 파일을 포함한 모든 노트를 찾아준다.

3) resource:audio/* - 모든 유형의 audio 파일을 포함한 노트를 찾아준다.

latitude: 위도, longitude: 경도, altitude: 해발

예) latitude:37 -latitude:38 - 위도 37도 이상이고 위고 38도 이하에서 작성된 모든 노트를 찾아준다. 경도와 해발도 같은 형식으로 검색된다.

source:

1) source:mobile.* - 특정 유형의 모바일 앱에서 작성된 모든 노트를 찾아준다.

2) source:web.clip - Web Clipper 를 이용하여 추가된 노트를 찾아준다

todo:

1) todo:true - 체크박스에 체크를 표시한 모든 노트를 찾아준다.

2) todo:false - 체크박스에 아무런 체크 표시가 없는 모든 노트를 찾아준다.

3) todo:* - 체크박스를 포함한 모든 노트를 찾아준다.

encryption:

에버노트에서 제공하는 암호화 기능으로 암호화된 텍스트를 가진 모든 노트를 찾아준다. 중요한 정보는 암호화 해 두는 것이 좋다. 다만 암호화를 해제하기 위한 해독 키워드를 잘 기억해야 한다.

참고링크: http://j.mp/2vBLoiD 

 

에버노트가 어려워지는 이유

여기까지 에버노트 고급검색 기능을 총정리했다. 에버노트의 노트가 많아지면 같은 키워드로 검색되는 노트가 너무 많아지기 때문에 검색어를 조합하여 검색범위를 줄여야 한다. 그리고 노트를 저장할 때 태그를 잘 정해놓지 않으면 키워드와 태그가 중복이 되어 검색 효율이 떨어진다. 계층화된 노트 구조, 제목에 포함할 키워드, 태그 등에 일관성을 유지하기가 쉽지 않다. 따라서 에버노트는 노트가 많아지면 점점 더 복잡해지고 정보 관리와 검색에 부담이 생긴다.

에버노트의 효율을 높이기 위해서는 더 이상 활용하지 않는 노트를 삭제하고 노트의 갯수를 줄이고 태그 관리를 잘하는 것이다. 이쯤되면 좀 복잡하다는 생각이 든다. 한편...

 

워크플로위 사용자를 위한 고급 검색 기능 총정리

워크플로위가 제공하는 검색기능은 에버노트에 비하면 간단하다. 단순함과 가벼움의 철학이 검색기능에도 잘 녹아있다. 에버노트처럼 노트에 포함된 키워드가 아니고 목록에 포함된 키워드가 검색 범위라 속도도 빠르다.

검색어

해당 검색어를 포함하는 목록을 모두 찾아준다. 예) 4차산업혁명 - '4차산업혁명' 키워드를 포함한 모든 목록을 찾아준다.

-검색어

해당 검색어를 제외한 결과를 보여준다. 단독으로 쓰이지 않고 다른 검색어와 함께 결합하여 사용된다. 예) 4차산업혁명 -독일 - 4차산업 

검색어 OR 검색어

두 가지 검색어 중 한 가지라도 포함한 목록은 모두 찾아준다.

"검색어 검색어"

예) "4차산업혁명의 전망" - "4차산업혁명의 전망" 이라고 정확하게 포함된 모든 목록을 찾아준다.

is:

1) is:complete - 처리를 끝낸(complete) 모든 목록을 찾아준다. completed:visible 상태에서 검색해야 한다. (Cmd + O, Mac / Ctrl + O, Windows)

2) is:shared - 다른 사람과 공유하고 있는 모든 목록을 찾아준다. Home 에서 검색해야 한다.

3) is:embeded - 다른 사람이 공유한 목록에 당신의 계정이 포함되어 있는 모든 목록을 찾아준다. 

last-changed:

1) last-changed:4h - 4시간 이내에 수정된 모든 목록을 찾아준다.

2) last-changed:1d - 1일 이내에 수정된 목록만 찾아준다. last-changed:24h 와 같은 결과를 보여준다.

has:note

노트를 가진 모든 목록을 찾아준다.

 

워크플로위의 독특한 태그 활용과 검색법

워크플로위가 에버노트와 비교하여 간단하지만 상황에 따라 직관적인 검색 방법을 제공하고 목록에서만 키워드 검색이 되기 때문에 에버노트보다 훨씬 빠르고 가볍게 원하는 정보를 검색할 수 있다.

워크플로위는 @ 와 # 두 가지 태그로 검색하는 기능을 제공한다. @ 와 # 은 기술적으로 완전히 똑같은 검색결과를 제공한다. 다만 @ 와 # 을 문서를 생성하는 사람이 상황에 따라 자기 기준을 가지고 활용하면 된다.

@ 는 해당 목록과 관련된 사람, 시간, 일정을 지정하는데 활용하고 # 은 특정한 프로젝트, 주제별 키워드를 표시하는데 활용하면 편하다.

각 산업별, 주제별, 개인 취향별로 @ 와 # 태그를 활용하는 방법이 달라질 수 있고 창의적으로 이 태그 기능을 활용할 수 있다는 점이 워크플로위의 매력이다.

 

[추천강의] 에버노트와 워크플로위 검색기능 마스터 과정 [신청하기: https://goo.gl/forms/YoTr5vt9ebPrCl3r2 ]

 

정보를 저장하는 이유는 나중에 꺼내보기 위한 것이고 정보를 꺼내본다는 것은 자신만의 콘텐츠를 완성하기 위해서다. 에버노트와 워크플로위의 막강한 검색기능을 잘 활용하여 자신의 업무역량을 업그레이드 하는 기회가 되길 바란다. by 배운철

 

트렌드와칭 뉴스레터 구독하기
Creative Commons License

< 저작권자 ⓒ 트렌드와칭(http://trendw.kr) 무단 전재 및 재배포 금지 >
Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs 2.0 South Korea License