읽기 좋은 이메일 작성 팁 4가지

이메일만큼 자주 사용하는 온라인 서비스가 있을까요? 메신저와 더불어 가장 중요한 커뮤니케이션 도구이며 정보 공유 도구인 이메일 작성법에 대해서 한번 알아봅니다.

이메일에 너무 많은 이야기를 쓰려고 하지 않나요? 너무 직접적인 메시지나 요구사항만 있는 짧은 문장은 다소 차가워 보인다고 생각하나요? 이메일 수신자를 위해 지나친 미사여구로 문장을 더 써야 한다고 고민하지는 않나요?

결론적으로 내용이 길어지면 이메일을 쓰는 사람과 읽는 사람 모두 시간을 낭비하게 만듭니다. 사람들이 읽고 싶은 이메일 작성법을 위한 4가지 팁을 소개합니다. (참고: 4 Tips to Write Emails That People Actually Read)

1. 중요하지 않은 단어와 문장은 빼라

동료에게 메일을 보낼 때 '내 생각에는'이란 단어를 쉽게 쓴다. 이는 문장을 부드럽게 만드는 데 도움이 될 수는 있으나 꼭 필요하진 않다. 메일을 보는 사람은 당신이 메일을 쓴 사람인 것을 이미 알고 있다. 비슷한 경우로 '그냥'도 필요 없는 단어다.

쉼표가 포함된 문장도 확인해보자. 쉼표와 함께 사용하는 단어는 대부분 수식어구들이다. 불필요한 수식어구는 없어도 메시지 전달에 문제가 없다. '말할 필요도 없이', '있잖아' 등의 수식어구로 문장을 시작하지 말고 그냥 생략하자.

글에는 불필요한 접미사, 의존명사 등도 많다. 습관적으로 사용하고 있는 것들을 찾아내 제거하는 작업이 필요하다. 접미사를 사용한 ‘사회적 현상’은 ‘사회 현상’으로 ‘국제적 관계’는 ‘국제 관계’로 쓰는 게 훨씬 깔끔하고 뜻이 분명해진다 (참고 기사 : ‘적•의•것’만 빼도 좋은 문장된다)

중요한 단어와 문장에만 집중하라. 그 외 나머지는 읽는 사람의 시간만 낭비하는 불필요한 요소다.

2. 글머리 기호를 사용해라

이메일 속에 담을 메시지가 여러 개인 경우는 어떻게 할까?

글머리 기호를 사용하면 간결하게 내용을 정리할 수 있다. 중요한 메시지를 항목별로 나눠서 정리하는 습관을 가지는게 좋다. 글머리를 활용하면 정리된 글을 쓸 수 있으며 메시지의 의미를 강화해준다.

트렌드와칭의 대부분의 기사들은 리스티클 형식을 취하며 소제목으로 정리한다. 이메일을 작성할 때도 번호나 글머리 기호를 활용하면 읽기가 더 쉽다.

3. 잡담은 건너뛰자

이메일을 작성하다보면 문장 앞에 필요 없는 잡담을 추가하지는 않나요?

글을 꾸미려고 던지는 잡담과 섞여있는 질문으로 상대방의 대답을 기대하기는 쉽지 않다. 반복되는 잡담은 메일을 읽는 사람이 메시지의 핵심을 찾지 못하게 만든다. 하고 싶은 말이 많더라도 메일에서는 짧고 간단한 안부 인사 정도만 건네라. 그 이상은 생략하는 것이 좋다.

최근 일상생활 공유를 하는 것인지? 질문을 하는 것인지? 업무 요청을 하는 것인지 분명하게 작성하자.

4. 관련 정보의 링크를 제공하라

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이메일 안에 말하고 싶은 정보들을 모두 적어서 보내는가?

메일 내용으로 쏟아붓고 있는 정보들은 이미 문서나 웹 사이트 등에 이미 정리되어 있을 것이다. 정보를 메일 본문에 다 쓰려고 하지 마라. 정보의 소스를 찾으면 웹사이트 링크나 첨부파일로 함께 보내라.

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여기 작성된 내용은 기본적으로 상대방과 어느 정도의 친분이 있다는 전제하에서 참고할 수 있는 이메일 작성법이다. 메일 주소나 이름만으로 내가 누군지 상대방이 잘 모를 경우에는 바로 메시지 내용을 작성하기보다는 자신이 누군지 충분히 설명하는 내용이 필요하다. 이메일 작성법 자체에 모범답안 같은 것은 없다. 하지만 친분이 있는 관계에서 일과 관련된 메일을 보낼 때는 위 4가지 작성 팁을 적극 활용하기 바란다. (편집자 주)